Przechowywanie dokumentacji księgowej to jeden z obowiązków nałożonych ustawą o rachunkowości, jednak często zgromadzone dokumenty jednocześnie stanowią dokumentacje podatkową oraz kadrowo-płacową, dlatego tak ważne jest poznanie wszystkich zasad związanych z ich przechowywaniem.
Jednym z elementów rachunkowości jest właściwe gromadzenie i przechowywanie dokumentacji z nią związanej. Trzeba mieć na uwadze, iż dokumentacja rachunkowa jest jednocześnie dokumentacją podatkową, często kadrowo-płacową, zatem do zasad jej przechowywania w praktyce mają zastosowanie nie tylko przepisy prawa bilansowego.
Ustawa o rachunkowości przewiduje najczęściej 5-letni okres przechowywania. Są jednak od tego wyjątki. Sprawdź szczegóły.
Przedsiębiorca zatrudnia dwóch pracowników od ponad 20 lat. Ponad 20 lat temu, kiedy byli zatrudniani, pracownicy dostarczyli do firmy oryginały dokumentów, np. świadectwa pracy od poprzednich pracodawców. Czy zgodnie z obowiązującymi przepisami należy powyciągać z akt oryginały i je zwrócić pracownikom, a w aktach zostawić kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem?
ZUS przypomina, że zgodnie z ustawą każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Chciałabym się dowiedzieć czy do tego rejestru mają się wpisywać firmy które prowadzą działalność dotyczącą przechowywania akt pracowniczych czy też każda firma/prowadząca inną działalność (np. sklep spożywczy), która zatrudnia pracowników i przechowuje ich akta pracownicze w swojej firmie.
Prezydent RP 5 lutego br. podpisał ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Sprawdź, jakie zmiany wprowadza ustawa i kiedy wejdzie w życie.
Podpisana przez Prezydenta ustawa skraca okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat. Ponadto umożliwia pracodawcom prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Dla jakich pracowników okres przechowywania akt wyniesie 10 lat, a dla jakich nadal 50 lat? Dlaczego ustawa różnicuje pracowników? Co ze zleceniobiorcami?
Przechowywanie dowodów księgowych powinno odbywać się w każdej jednostce, w postaci oryginałów dokumentów. Ponadto dokumenty powinny być poukładane w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Realizując projekty unijne, organizacja pozarządowa powinna przechowywać wszelkie dokumenty związane z danym projektem przez okres trwania jego realizacji, a także po jego zakończeniu. Obowiązek ten dotyczy m.in. dokumentacji projektowej, jak też finansowo-księgowej oraz merytorycznej.
Jeżeli system archiwizacji dokumentów posiada właściwości umożliwiające gromadzenie faktur w sposób bezpieczny i trwały, podatnik może je przechowywać wyłącznie w sposób elektroniczny, bez wersji papierowej.
Aby można było przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej, trzeba spełnić ustawowe zasady. Jednym z nich jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określone w art. 106m ustawy o VAT.
O interpretację do ministra finansów wystąpił spółka, która w celu uproszczenia systemu przechowywania faktur (faktur korygujących, duplikatów faktur) oraz rachunków otrzymywanych w formie papierowej, zamierza przechowywać je wyłącznie w wersji elektronicznej.
@ Wiedza i Praktyka Sp. z o.o. \\ Wszystkie prawa zastrzeżone.
/WiedzaiPraktyka
/wip