koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorca może traktować jako koszt podatkowy tylko te wydatki, które wiążą się z osiągnięciem przychodu lub ochroną źródeł przychodu. Powyższy związek powinien wynikać z charakteru świadczonych usług/sprzedawanych towarów.  Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty.

Możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie jest uwarunkowana uzyskaniem konkretnego przychodu, ale jedynie możliwością (przewidywaniem) uzyskania tego przychodu, jego zachowania lub zabezpieczenia.

W konsekwencji firmy mają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów. Jest to możliwe, pod warunkiem że wykażą ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Zatem, aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów muszą być spełnione łącznie dwa warunki, a mianowicie:

• wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, 
• wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W zakresie zaliczania wydatków do kosztów zwłaszcza przez samozatrudnionych bardzo często dochodzi do sporów z organami podatkowymi. Poniżej prezentujemy wydatki, które wywołują największe „kontrowersje” w zakresie zaliczania do kosztów.

Wydatki na naukę samozatrudnionych a koszty podatkowe

Samozatrudnieni w celu podniesienia swojej „wartości” na rynku pracy ponoszą wydatki na kształcenie w formie kursów, szkoleń czy studiów. Wydatki takie nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT. Są one również racjonalne bowiem dzięki uczestnictwu w nich samozatrudniony będzie w stanie świadczyć usługi na wyższym poziomie, co wzmocni jego pozycję na rynku lokalnym.

Wydatki na naukę – stanowisko organów podatkowych

Również organy podatkowe nie kwestionują takich wydatków jako kosztów podatkowych.

O tym, jak rozliczać do celów PIT wydatki poniesione na zakup paczek, decyduje m.in. źródło, z jakiego pracodawca sfinansował wydatki.

Źródła finansowania

Jeżeli zakup paczek został pokryty ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), to poniesionych z tego tytułu wydatków nie wolno zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Kosztem dla przedsiębiorcy mogą być bowiem jedynie odpisy na ten fundusz, a nie sfinansowane z niego wydatki.

Jeżeli źródłem finansowania były środki obrotowe firmy, to nie ma przeszkód, aby pracodawca potrącił w takich kosztach koszty zakupu bądź przygotowania paczek.

Warto przy tym pamiętać, aby wydatki miały związek z przychodami osiąganymi przez podatnika, względnie zostały poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Przedsiębiorcy korzystający z samochodów w trakcie zagranicznych wyjazdów służbowych, ponoszą nakłady finansowe, które w większości przypadków są związane z ich bieżącą eksploatacją. Chodzi np. o zakup paliwa do samochodów podczas takich wyjazdów, opłaty za korzystanie z autostrad, opłaty parkingowe, koszty ewentualnych napraw w razie nieprzewidzianej awarii pojazdu, czy wynajem aut na miejscu, jeśli przedsiębiorca bądź jego pracownicy udają się tam publicznymi środkami transportu (np. pociągiem, samolotem, autobusem itp.).  

Kiedy wydatki na zagraniczne podróże przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów

W świetle ogólnej definicji kosztów uzyskania przychodów, są nimi koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła przychodów, z wyjątkiem tzw. kosztów niepotrącalnych (które z woli ustawodawcy nie mogą pomniejszać przychodów podatnika). Tak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Dodatkowo fiskus wymaga w tym zakresie, aby ponoszone przez przedsiębiorcę wydatki miały definitywny charakter (czyli nie były mu zwrócone w jakiejkolwiek formie), a także zostały odpowiednio udokumentowane. 

Na ogół wydatki dotyczące zagranicznych wyjazdów, stanowią dla przedsiębiorcy, koszty uwzględniane w rachunku  podatkowym. Powszechnie przyjmuje się bowiem, że poszukiwanie nowych klientów czy dostawców w innych krajach, świadczenie tam usług, negocjacje  handlowe z zagranicznymi kontrahentami, udział w międzynarodowych targach i wystawach  itp., wykazują związek z działalnością gospodarczą podatników. Takie podmioty muszą jednak być w stanie każdorazowo wykazać istnienie związku przyczynowo-skutkowego między ponoszonymi w tym celu wydatkami a ich przychodami, jak również udowodnić faktyczne poniesienie tych wydatków. 

Sprawa dotyczyła podatnika, którego głównym przedmiotem działalności jest wytwarzanie, rozwijanie oraz ulepszanie programów komputerowych. Podatnik często realizuje kontrakty poza miejscem zamieszkania. Nie ma on swego odrębnego biura, z którego mógłby świadczyć usługi, a w domu nie ma warunków do pracy.

Dlatego też postanowił kupić przyczepę kempingową i wyposażyć ją w sprzęt niezbędny do prowadzenia działalności (zakup stołu, biurka, monitor zewnętrzny, antenę oraz modem zapewniające stały dostęp do Internetu). Przyczepa nie będzie odpowiadała definicji samochodu osobowego zawartej w art. 5a pkt. 19a ustawy o PIT. Podatnik zaliczy przyczepę do ewidencji środków trwałych. W głównej mierze przyczepa będzie wykorzystywana w ramach prowadzonego biznesu.