Poznaj prawidłową ewidencję rachunkową zaliczki na dostawy w świetle VAT

Wpływ zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług związany jest z powstaniem obowiązku podatkowego, co reguluje art. 19a ust. 8 ustawy o VAT. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.

Pamiętajmy ponadto, że podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą w sytuacji otrzymania przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W przypadku, gdy faktura zaliczkowa nie obejmuje kwoty całej zapłaty, na fakturze „ostatecznej”, wystawionej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi pomniejsza się kwotę na fakturze o wartości otrzymanych części zapłat, pomniejszając tym samym kwotę podatku VAT wykazanego wcześniej na fakturach zaliczkowych.  Faktura końcowa powinna zawierać wykaz faktur, które zostały wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Przy ewidencji faktury zaliczkowej podatnik powinien mieć na uwadze art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym rozliczenia międzyokresowe przychodów, dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności, obejmują w szczególności równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych;

Zatem ewidencja faktury zaliczkowej powinna wyglądać następująco:

• Strona Wn konta 201 "Rozrachunki z odbiorcami" kwota brutto faktury
• Strona Ma konta 222 "VAT należny" kwota VAT faktury
• Strona Ma konta 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów" kwota netto faktury.

Po realizacji zamówienia, z data dostawy towaru lub wykonania usługi dokonuje się przeksięgowania kwoty ujętej na koncie 840 w konto przychodów następującym zapisem:

• Strona Wn konta 840 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów"
• Strona Ma konta 700 "Sprzedaż produktów" / 730 "Sprzedaż towarów" / 760 "Pozostałe przychody operacyjne".

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w powyższym terminie lub w ciągu dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Zatem warunkiem do odliczenia podatku VAT jest powstanie u sprzedawcy obowiązku podatkowego, jak również otrzymanie faktury dokumentującej zakup.

Co do zasady, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, co ujęte zostało w art. 19a ust. 8 ustawy o VAT.

Ewidencja w księgach rachunkowych wpłacającego zaliczkę wygląda następująco:

1)      Wpłata środków pieniężnych na poczet przyszłej dostawy:

• Strona Wn konta 202 "Rozrachunki z dostawcami"
• Strona Ma konta 130 "Rachunek bieżący" / 100 "Kasa".

2)      Ewidencja po otrzymaniu faktury zaliczkowej:

• Strona Wn konta 300 "Rozliczenie zakupu" kwota netto faktury
• Strona Wn konta 221 "VAT naliczony" kwota VAT faktury
• Strona Ma konta 202 "Rozrachunki z dostawcami" kwota brutto faktury.

3)      Ewidencja w księgach rachunkowych po zrealizowaniu zamówienia:

• Strona Wn konta 4 "Koszty według rodzajów” – w przypadku usług / konta 330 „Towary” – w przypadku przyjęcia towarów do magazynu
• Strona Ma konta 300 "Rozliczenie zakupu".